Como proteger adequadamente os seus documentos

O termo segurança de dados teve um grande crescimento nos últimos anos e não foi à toa: tanto empresas quanto pessoas físicas compreendem que as informações, atualmente, representam um recurso poderoso que pode trazer prejuízos ao cair nas mãos erradas. Por isso mesmo, todo cuidado é bem-vindo para proteger adequadamente os seus documentos.

Felizmente, são vários os programas que permitem que o usuário coloque camadas de proteção a um arquivo, fazendo com que seja mais difícil extrair seus dados, mantendo um bom nível de confidencialidade. Veja, na sequência, como proteger seus documentos de quatro formas diferentes, que podem ser utilizadas em conjunto ou individualmente.

Colocar uma senha de acesso

Quando falamos em documento, um dos formatos mais usados por corporações ou por contas pessoais é o PDF. Você sabia que existem programas que permitem colocar uma senha de acesso em um PDF? Um bom exemplo de software com essa funcionalidade é o PDFelement, que permite que o usuário estabeleça senhas para restringir quem pode visualizar um documento.

Na prática, tudo o que precisa ser feito é acessar a ferramenta de Senha e Segurança, criando um código para que somente aqueles que possuem a senha sejam capazes de abri-lo. Uma vez estabelecida a palavra-chave, não existe outra forma de exibir o documento, se não com a inserção da mesma. Programas como Word e Excel também permitem a configuração de senha para seus documentos.

Dividir um documento para tirar páginas

Se somente algumas páginas de um arquivo forem confidenciais, você pode excluir essas páginas do documento ou dividi-lo em diferentes projetos. Esse método de proteção de um arquivo é interessante porque não afeta em nada a visualização das partes que você deseja manter públicas, e ainda não apresenta a necessidade de informar uma senha todas as pessoas que receberão o PDF. 

Para dividir o arquivo PDF com o PDFelement, o usuário pode utilizar uma ferramenta específica que permite separar partes de um arquivo. Além de dividir o documento em partes e excluir aquilo que não deve ser de acesso geral, você pode criar um documento para cada página de um PDF e enviar somente as folhas que julgar necessário.

Rasurar informações importantes

Agora, se boa parte do documento é importante, mas existem dados pessoais nele que podem ser utilizados por terceiros, uma dica é aproveitar o recurso de rasurar. É como se você pegasse uma caneta e riscasse em um documento impresso todas as informações confidenciais, com a vantagem de que, neste caso, tudo é digital.

Imagem por PDFelement

Em um PDF com rasura eletrônica não é possível recuperar as informações que foram riscadas, o que garante a confidencialidade do documento enviado. Alguns exemplos de documentos em que a ferramenta de rasura é interessante são processos judiciais, contratos e formulários médicos.

Configurar quem pode mexer no documento

Por fim, uma outra forma de proteger adequadamente os seus documentos, especialmente os PDFs, é estabelecer o que os usuários podem fazer com um arquivo. Você pode configurar se o documento pode ser copiado, alterado ou mesmo impresso por terceiros. 

É claro que, neste caso, a pessoa que recebe o documento ainda poderá visualizá-lo, mas se você combinar a configuração de permissão com a inserção de senha, vai tornar qualquer tipo de roubo de dados muito mais difícil de acontecer.

Porque a proteção de dados é importante

Empresas e pessoas físicas podem sofrer grande prejuízos ao ter dados confidenciais acessados por terceiros. A informação é uma grande fonte de renda para grupos de hackers, que usam dados com diferentes funções, desde compras partindo de dados de cartão de crédito, até ameaças e chantagens diante de documentos confidenciais. 

Imagem de master1305 por Freepik

De acordo pesquisa realizada pela Gemalto, divulgada pelo site Canal Tech, somente em 2018 4,6 bilhões de arquivos foram acessados indevidamente ou furtados. E embora os documentos sejam grandes fontes de dados pessoais, é importante também ter uma certa atenção às redes sociais, que são ambientes não tão seguros para os usuários.

Para grupos de hackers esse tipo de roubo ficou interessante porque as informações podem ser vendidas com diferentes finalidades, como anúncio publicitário super focado e cadastros em plataformas de compras. De fato, cabe às empresas e aos usuários estabelecer formas de proteger seus dados pessoais para manter a segurança em dia. Se temos os recursos em mão, porque não aproveitá-los, não é mesmo?